ابزار Import اطلاعات محصولات

<< برای نمایش فهرست مطالب کلیک کنید >>

شما اینجایید :  راهنمای متنی > سيستم مديريت محتوا > واحد تعاريف >

ابزار Import اطلاعات محصولات

 

سیستم Import اطلاعات، این امکان را به کاربران محترم می دهد که جهت تسریع ورود اطلاعات و راحت تر بودن و یکجا بودن اطلاعات، برخی از موجودیت های اصلی را بصورت همزمان و یکپارچه وارد سیستم کنند.در طراحی این سیستم نهایت تلاش انجام شده است که کاربر هنگام ورود اطلاعات با کمترین خطا مواجه شود. بدیهی است که ورود اطلاعات در این سیستم دارای قوانین و مقررات خاصی که با رعایت آنها می توان حجم بسیار بالایی از اطلاعات را با سرعت زیادی وارد کرد.

اولین گام برای Import اطلاعات مورد نیاز آماده سازی یک فایل اکسل می باشد.برای این امر اطلاعات خام موجودیت مورد نظر خود را بصورت ستونی وارد می کنیم.به عنوان مثال اگر بخواهیم موجودیت درس را وارد سیستم کنیم باید اطلاعات مورد نیاز را بصورت زیر در فایل اکسل پر کنیم :

نمونه اکسل

نمونه اکسل

در این فایل فقط چهار درس برای ورود اطلاعات در نظر گرفته است، اما سیستم این امکان را به کاربران می دهد که در یک عملیات تا سقف 1000 رکورد را وارد سیستم کنند.همانطــــــور که مشاهده می کنید اطلاعات هر درس در یک ردیف در این فایل اکسل قرار گرفته است.مثلا کد درس در ستون  A ، نام درس در ستون B و بقیه اطلاعات مورد نیاز در ستون های دیگر قرار گرفته است.اینکه چه ستونی شامل چه اطلاعاتی از موجودیت مورد نظر باشد کاملا در دست کاربر است و هیچ تفاوتی ندارد که ترتبیب پر شدن ستون ها به چه گونه ای باشد.

گام بعدی ورود به صفحه مربوطه جهت Import اطلاعات می باشد. پس از  ورود، فرم مربوطه جهت آپلود کردن فایل اکسل و انتخاب موجودیت مورد نظر نمایش داده می شد

فرم آپلود

فرم آپلود

در این فرم موجودیت مورد نظر و فایل اکسلی که آماده کردیم را انتخاب کرده  و روی دکمه نمایش فایل اکسل کلیک می کنیم.

پس از کلیک روی این دکمه گرید اصلی ورود اطلاعات نمایش داده می شود

فرم آپلود - 2

فرم آپلود - 2

همانطور که مشاهده می کنید، اطلاعات دقیقا با همان شکلی که در فایل اکسل وارد کرده ایم در این گرید نمایش داده می شود.حال با توجه به موجودیت انتخاب شده و ستون هایی که مقدار دهی کرده ایم، باید در فروریز های بالای هر ستون نام هر ستون را مشخص کنیم.به عنوان مثال در ستون اول کد درس قرار گرفته است ، پس در فروریز مورد نظر کد درس را انتخاب می کنیم

لازم به ذکر است که ردیف های زرد رنگ اجباری می باشند و حتما باید انتخاب شوند.پس از انتخاب ردیف مورد نظر از فروریز، کلیک بر روی دکمه ی کنار هر فروریز این امکان را به کاربر می دهد که اطلاعاتی در مورد ردیف انتخاب شده بدست آورد.در فرم جزئیات فیلد اطلاعاتی از جمله اجباری بودن یا نبودن،حداکثر و حداقل طول،نوع داده و ... قرار دارد که هنگام ورود اطلاعات باید به آنها توجه نمود.

 در فایل اکسلی که انتخاب شده است بر خلاف فرم تعریف درس به عنوان مثال بجای اینکه خود ماهیت درس انتخاب شود شناسه ی ماهیت درس مقدار دهی شده است.این موضوع بخاطر وجود جداول وابسته در پایگاه داده می باشد که برای  اطلاعات باید شناسه ی این جداول مورد استفاده قرار گیرد.اما برای راحت تر شدن کار، در صورتی که ردیف دارای جدول مرتبط باشد با کلی بر روی دکمه فوق اطلاعاتی علاوه بر رکوردهای عادی برای ما نمایش داده می شود. به عنوان مثال فرم جزئیات فیلد نوع واحد را مشاهده می کنید.

جزئیات فیلد

جزئیات فیلد

همانطور که مشاهده می کنید در گرید مقادیر مجاز نام نوع واحد و شناسه نوع واحد نمایش داده شده است، برای Import اطلاعات ستون نوع واحد باید با شناسه ی آن پر شود.مثلا اگر قصد داریم درس مورد نظر از نوع نظری است عدد 1 ، در صورتی که درس عملی است عدد 2 و اگر عملی-نظری است باید عدد 3 را وارد کنیم تا برای سیستم قابل تشخیص باشد که درس از چه نوعی است.

 لازم به ذکر است که تمامی اطلاعات بارگزاری شده در گرید اصلی ایمپورت اطلاعات در خود گرید قابل ویرایش هستند.برای ویرایش مقادیر فقط کافی است روی آن ها یک بار کلیک کنیم همچنین با کلیک بر روی آیکون سطل آشغال قابلیت حذف ردیف مورد نظر وجود دارد.

پس از اینکه تمامی ستون های مورد نظر خود را انتخاب کردیم، اطلاعات بارگزاری شده قابل Import هستند.برای این کار روی دکمه انتقال اطلاعات پایین صفحه کلیک می کنیم.اما قبل از وارد شدن اطلاعات به پایگاه داده، بسیاری از موارد باید چک بشوند تا اطلاعات مورد نظر بصورت کاملا صحیح وارد سیستم بشوند.در صورتی که اطلاعات وارد شده به هر دلیلی قابل Import نباشد در کنار هر ردیفی که خطا دارد آیکون قرار می گیرد.با قرار دادن ماوس برروی این آیکون می توان پیام یا پیام های خطایی که رخ داده است را مشاهده نمود.لازم به ذکر است که  این عملیات تنها زمانی انجام می شود که تمامی ردیف ها بدون خطا باشند، یعنی عملیات Import یا برای همه ی ردیف های در گرید انجام می شود یا هیچ کدام از ردیف ها در سیستم Import نخواهند شد.زمانی که کنار همه ی ردیف ها در ستون اول علامت قرار گرفت مشخص می شود که تمامی اطلاعات وارده Import شده اند.

یکی از مهم ترین مواردی که قبل از Import اطلاعات بررسی می شود، صحیح بودن نوع داده ی مورد نظر است.قبل از انجام عملیات تمامی نوع داده ها چک خواهند شد.به عنوان مثال اگر فرم جزئیات فیلد ستون واحد عملی برویم مشاهده می شود که نوع داده ی این فیلد عدد صحیح می باشد.در صورتی که در هر یک از ردیف های ستون واحد عملی یک مقدار غیر قابل قبول مثل یک رشته کاراکتری وارد کنیم پیام زیر در کنار علامت خطا نشان داده می شود:

فرم بررسی خطا

فرم بررسی خطا

از دیگر مواردی که قبل از ورود اطلاعات به سیستم بررسی می شود،حداکثر و حداقل طول و مقدار اطلاعات وارد شده است.برخی از فیلد ها حتما باید با شرایط مناسب و خاصی وارد سیستم شوند. برای توضیح جامع تر در این مورد از موجودیت های پیچیده تر و سنگین تر از درس مثال ذکر می شود. به عنوان مثال هنگام ایمپورت گروه درسی، اگر به جزئیات فیلد کد ترم برویم مشاهده می شود که مقادیر این فیلد باید با فرمت خاصی وارد شوند.

جزئیات فیلد

جزئیات فیلد

در تمامی فرم های سیستم مدیریت آموزش، ترم حتما باید بین اعداد 111 تا 999 و حتما سه رقمی باشد، و نوع داده آن نیز عدد صحیح است.بنابراین به عنوان مثال مقادیری مانند یک رشته کاراکتری،عددی یک یا دو رقمی و یا عددی خارج از بازه ی مخشص شده برای سیستم معتبر نمی باشد و با خطا مواجه می شویم.

همانطور که مشاهده می شود، ستون کد ترم در این ردیف دو خطا دارد که به رویت کاربر رسیده است.کد ترم برای این ردیف عدد 9999 وارد شده است که برای سیستم قابل قبول نمی باشد چرا که در جزئیات فیلد حداکثر طول 3 برای این ردیف مشخص شده است.اما مشاهده می شود که یک خطای دیگر نیز وجود دارد، اگر به فرم جزئیات فیلد نگاه کنیم، پارامتری به نام "فرمت اطلاعات" مشاهده می شود.هنگام ورود اطلاعات بعضی از ستون ها، باید به این پارامتر نیز توجه داشت.در سیستم علامت # به معنی عدد می باشد.همانطور که مشاهده می کنید فرمت اطلاعات کد ترم برای موجودیت گروه درسی بصورت ### مشخص شده است، یعنی سه عدد دلخواه برای این ستون به عنوان مقدار قابل قبول در نظر گرفته می شود.

فرمت های دیگری هم در این سیستم وجود دارد، مثلا برای همین موجودیت گروه درسی، ستون تاریخ امتحان دارای فرمت خاص 13##/##/## می باشد.این فرمت به این معنی است که دو رقم اول این ستون حتما باید عدد 13 باشد، پس از آن کاراکتر های # به معنی عدد دلخواه است ، اما بین آن ها باید علامت / قرار گیرد تا فرمت درست تاریخ برای سیستم قابل تشخیص باشد.به عنوان مثال حتی مقدار 1393/8/25 برای سیستم قابل قبول نمی باشد، چون فرمت ماه باید دو رقمی باشد،پس مقدار قابل قبول برای این تاریخ 1393/08/25 می باشد.

از دیگر فرمت های مهم اطلاعات می توان به فرمت ساعت ها اشاره کرد.تمامی ساعت  ها باید بصورت ##:## وارد شوند(مثلا 09:30 ، یا 17:05) همچنین سیستم از وارد کردن ساعات غیر مجاز (مثل ساعت 25:00 یا 15:65 ) نیز جلوگیری کرده است.برای نمونه این ستون ها می توان به ستون ساعت شروع و خاتمه امتحان در ورود اطلاعات گروه درسی اشاره کرد.

یکی دیگر از فرمت هایی که باید در سیستم درست وارد شود پست الکترونیکی است.برای نمونه اگر به فرم ایمپورت استاد برویم، ستونی به اسم آدرس پست الکترونیکی وجود دارد،همانطور که می دانید آدرس ایمیل باید بصورت خاصی وارد شود.سیستم هنگام بررسی اطلاعات وارده، فرمت ایمیل را بررسی می کند ، به عنوان مثال نمی توان در این ردیف متن وارد کرد، فرمت این ستون باید مثل یک ایمیل حقیقی (که بصورت آدرس @ دامنه است) وارد  شود

اما پس از بررسی خطاهای مربوط به صحیح بودن اطلاعات وارد شده از نظر ظاهری، زمان بررسی قابل ایمپورت بودن اطلاعات از نظر فنی و منطقی است.به عبارت دیگر برخی خطاها هستند که فقط هنگام ورود اطلاعات به پایگاه داده قابل تشخیص هستند.به عنوان نمونه همانطور که می دانید در سیستم مدیریت آموزش نمی توان دو کد درس تکراری داشت.اگر کد درسی وارد شود که قبلا در سیستم موجود باشد (چه در فایل اکسل فعلی و چه در پایگاه داده) پیام زیر نمایش داده می شود

فرم نمایش خطا

فرم نمایش خطا

اگر روی آیکون خطای مورد نظر برویم، پیام "اطلاعات وارد شده تکراری است" مشاهده می شود.این پیام به معنی این است که کد درس وارد شده قبلا در سیستم موجود می باشد.درست مانند فرم تعریف درس که اگر کد درس تکراری وارد شود با همین پیام مواجه می شویم.البته بررسی اطلاعات برای موجودیت ها مختلف می باشد.به عنوان مثال در موجودیت استاد، کد استاد نمی تواند تکراری باشد.همچنین در یک دانشکده، نمی توان یک کد ملی تکراری داشت.در حالت کلی پیام های منطقی درست همانند پیام هایی است که در فرم ورود اطلاعات موجودیت مربوطه به کاربر اعلام می شود.

در هنگام ورود اطلاعات برخی از موجودیت ها، ممکن است ستون هایی انتخاب شود که به همدیگر از نظر منطقی مرتبط می باشندبرای نمونه هنگام تعریف سرفصل قوانین منطقی مختلفی چک می شوند.به عنوان مثال در فرم تعریف سرفصل فیلد "از سال ورود" نمی تواند از فیلد "تا سال ورود" بزرگتر باشد چراکه این موضوع از نظر منطقی نادرست می باشد.دقیقا همین پیام در صورت داشتن خطا هنگام ایمپورت اطلاعات به کاربر نمایش داده می شود.برای تمامی موجودیت های دیگر هم نمایش خطا ها به همین گونه است.

همانطور که قبلا هم اشاره شد، گرید ایمپورت اطلاعات کاملا قابل ویرایش است و می توان پس از بارگزاری فایل اکسل و نمایش خطاهای مربوطه، آنها را رفع کرد.مثال زیر یک فایل کوچک بارگزاری شده اکسل برای موجودیت درس می باشد که دارای چند خطا در ردیف های مختلف است

فرم نمایش خطاها - 2

فرم نمایش خطاها - 2

همانطور که اشاره شد با قرار دادن ماوس بر روی آیکون خطا می توان خطای مربوطه را مشاهده کرد.در همین گرید فعلی می توان به رفع خطا های مربوطه پرداخت، همچنین می توان با کلیک روی دکمه حذف ردیف مورد نظر را حذف کرد.اما ممکن است که تعداد رکورد هایی که خطا دارند بسیار زیاد باشند.در این گونه موارد جهت تسریع و راحتی کار، در پایین صفحه دکمه ای با عنوان " حذف موارد نا معتبر" قرار گرفته است.به کمک این دکمه می توان تمامی رکورد هایی که خطا دارند را یکجا حذف نمود.در شکل 13 مشاهده می شود که ردیف های 2،3،4 و 10 دچار خطا هستند.با کلیک بر روی این دکمه این ردیف ها بصورت یکجا پاک می شوند.

فرم نمایش خطاها - 3

فرم نمایش خطاها - 3

حال که همه ی خطا ها رفع شده است، اطلاعات قابل ایمپورت می باشد.با کلیک بر روی دکمه "انتقال اطلاعات" عملیات ایمپورت شروع می شود و در صورت موفقیت آمیز بودن پیام مناسب نمایش داده می شود.مشاهده آیکون در ستون راستی به معنی موفقیت آمیز بودن عملیات می باشد

انتقال صحیح اطلاعات

انتقال صحیح اطلاعات